Sitzung: 23.04.2020 Stadtrat
Beschluss: ungeändert beschlossen
Abstimmung: Ja: 31, Nein: 0, pers. beteiligt: 0, anwesend: 31
Vorlage: 2020/090
Der Stadtrat erlässt folgende
Satzung für Aufgaben und Benutzung des Stadtarchivs
Friedberg
Die Stadt Friedberg erlässt auf
Grund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat
Bayern (Gemeindeordnung-GO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 22. August
1998 (GVBl. S. 796, BayRS 2020-1-1-I), die zuletzt durch § 5 Abs. 2 des
Gesetzes vom 23. September 2019 (GVBl. S. 737) geändert worden ist, und Art. 13
Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl.
S. 710, BayRS 2241-1-WK), das durch § 16a des Gesetzes vom 16. Dezember 1999
(GVBl. S. 521) geändert worden ist, folgende Satzung:
Abschnitt I
Allgemeines
§ 1
Geltungsbereich
Diese Satzung gilt für die
Archivierung und Benutzung von Unterlagen im Stadtarchiv Friedberg.
§ 2
Begriffsbestimmung
1. 1Archivgut sind
alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung,
die bei der Stadt und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen
oder juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. 2Unterlagen sind
vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten,
Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien und alle anderen Informationsobjekte, auch digitale Aufzeichnungen,
unabhängig von ihrer Speicherungsform, einschließlich der zu ihrer Auswertung
erforderlichen Programme.
3Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das vom Stadtarchiv
ergänzend gesammelt wird.
2. Archivwürdig sind
Unterlagen, die für die historische Überlieferung der Stadt Friedberg und
seiner Bewohner, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter
oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem
Wert sind.
3. Archivierung umfasst die
Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und
zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
Abschnitt II
Aufgaben
§ 3
Aufgaben des Stadtarchivs
1. 1Die Stadt
Friedberg unterhält ein Archiv. 2Das Stadtarchiv ist die städtische Fachdienststelle
für alle Fragen des städtischen Archivwesens und ein Ansprechpartner für Fragen
der Stadtgeschichte.
2. 1Das Stadtarchiv
hat die Aufgabe, das Archivgut aller städtischen Stellen sowie der städtischen
Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften zu archivieren. 2Diese Aufgabe
erstreckt sich auch auf Archivgut der Rechtsvorgänger der Stadt und der
Funktionsvorgänger der in Satz 1 genannten Stellen.
3. 1Das Stadtarchiv
kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen (vgl. Art. 13 Absatz 1, 14
Absatz 1 BayArchivG) archivieren. 2Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder
Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.
4. 1Das Stadtarchiv
kann auf Grund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates
Archivgut archivieren. 2Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der
Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere
Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. 3Soweit dem
Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen,
richten sich diese nunmehr auch gegen das Stadtarchiv.
5. 1Das Stadtarchiv
berät die städtische Verwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer
Unterlagen. 2Es kann außerdem nichtstädtische Archiveigentümer bei
der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivguts beraten und unterstützen.
6. Das Stadtarchiv fördert die
Erforschung der Stadtgeschichte.
§ 4
Auftragsarchivierung
1Das Stadtarchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere
Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das
Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt
(Auftragsarchivierung). 2Für die Unterlagen gelten die bisher für sie
maßgebenden Rechtsvorschriften fort. 3Die Verantwortung des Stadtarchivs beschränkt sich auf
die in § 5 Absatz 1 Satz 1 bestimmten Maßnahmen.
§ 5
Verwaltung und Sicherung des Archivgutes
1. 1Das Stadtarchiv
hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des
Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder Vernichtung durch
geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen
sicherzustellen. 2Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über das
Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen
Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen, sowie Unterlagen,
deren Archivwürdigkeit für die Stadt Friedberg nicht mehr gegeben ist,
weiterzugeben oder zu vernichten.
2. Die Verknüpfung
personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige
Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.
Abschnitt III
Benutzung
§ 6
Benutzungsberechtigung
1Das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe dieser
Satzung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und
juristischen Personen auf Antrag für die Benutzung zur Verfügung. 2Minderjährige
können zur Benutzung zugelassen werden. 3Die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters soll
vorliegen.
§ 7
Benutzungszweck
1Das im Stadtarchiv verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung
benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft
gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. 2Ein berechtigtes
Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen,
wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen,
unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von
berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.
§ 8
Antrag auf Benutzung
1. 1Die Benutzung
ist beim Stadtarchiv schriftlich oder elektronisch zu beantragen. 2Der Benutzer hat
sich auszuweisen.
2. 1Im Antrag auf
Benutzung sind der Name, der Vorname, die Anschrift, gegebenenfalls der Name
und die Anschrift des Auftragsgebers, sowie das Benutzungsvorhaben und der
überwiegende Benutzungszweck anzugeben. 2Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen.
3. Der Benutzer hat sich zur
Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.
4. Bei schriftlichen oder
mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet
werden.
§ 9
Schutzfristen
1. 1Soweit durch
Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 2 nichts anderes bestimmt
ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur
Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 10 Jahren seit seiner
Entstehung von der Benutzung ausgeschlossen. 2Archivgut, das sich auf
natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre
nach dem Tod des Betroffenen benützt werden. 3Ist der Todestag nicht oder nur
mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach
der Geburt des Betroffenen. 4Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften
unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benützt werden. 5Für Archivgut,
das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinn des
Bundesarchivgesetzes unterliegt, gelten die in diesem Gesetz genannten
Schutzfristen in der jeweils gültigen Fassung.
2. 1Mit Zustimmung
des 1. Bürgermeisters können die Schutzfristen vom Stadtarchiv im einzelnen
Benutzungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch
Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme
besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. 2Bei
personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der
Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benutzung zur Erreichung des
beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden
Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle
oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist,
dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt
werden. 3Die Schutzfristen können vom Stadtarchiv mit Zustimmung des 1.
Bürgermeisters um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im
öffentlichen Interesse liegt.
3. 1Die Benutzung
von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben
haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 1 und 2 zulässig. 2Diese
Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.
4. 1Der Antrag auf
Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich bei dem Stadtarchiv
zu stellen. 2Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 Satz 2
hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder
nachzuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen
Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im
überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden
Gründen unerlässlich ist.
5. Unterlagen nach Art. 11
Absatz 4 Satz 2 BayArchivG dürfen bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung nur
benutzt werden, wenn die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen
bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.
§ 10
Benutzungsgenehmigung
1. 1Die
Benutzungsgenehmigung erteilt das Stadtarchiv. 2Sie kann mit Nebenbestimmungen
versehen werden.
2. Die Benutzungsgenehmigung
des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
a) Grund zu der Annahme
besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder
gefährdet würden,
b) Grund zu der Annahme
besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,
c) Gründe des Geheimnisschutzes
es erfordern,
d) der Erhaltungszustand des
Archivguts gefährdet würde,
e) ein nicht vertretbarer
Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
f) Vereinbarungen mit
derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.
3. Die Benutzungsgenehmigung
des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt
werden, insbesondere wenn
a) die Interessen der Stadt
verletzt werden könnten,
b) der Antragsteller gegen die
Archivsatzung verstoßen oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht eingehalten
hat,
c) der Ordnungszustand des
Archivguts eine Benutzung nicht zulässt,
d) Archivgut aus dienstlichen
Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist
oder
e) der Benutzungszweck
anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in
Reproduktionen erreicht werden kann.
4. Die Benutzungsgenehmigung
kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) Angaben im Benutzungsantrag
nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt
werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) der Benutzer gegen die
Archivsatzung verstößt oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält oder
d) der Benutzer Urheber- und
Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
5. 1Die Benutzung
kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die
Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende
medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. 2Als Auflagen
kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer
Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder
Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.
6. Im Fall einer Entscheidung
aufgrund Absatz 2 Buchstaben a und c sowie Abs. 3 Buchstabe a holt das
Stadtarchiv vorher die Zustimmung des 1. Bürgermeisters ein.
7. Wird die Benutzung von
Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG beantragt, so hat der
Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass
die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.
§ 11
Benutzung im Stadtarchiv
1. 1Die Benutzung
erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in
den dafür vorgesehenen Räumen des Stadtarchivs. 2Dieses kann die Benutzung auch
durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von
Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.
2. Mündliche oder schriftliche
Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.
3. 1Das Archivgut,
die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit
größter Sorgfalt zu behandeln. 2Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung
von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind
unzulässig.
4. 1Das
eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen
Räumen ist untersagt. 2Das Stadtarchiv ist berechtigt, Kontrollen
durchzuführen.
5. 1Die Verwendung
von technischen Geräten bei der Benutzung, wie Kamera/Handykamera,
Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer oder beleuchtete Leselupe bedarf
besonderer Genehmigung. 2Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung
der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung
gestört wird. 3Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, zu
rauchen, zu essen und zu trinken. 4Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in die
Benutzerräume nicht mitgenommen werden.
§ 12
Reproduktionen
1. 1Die Anfertigung
von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe der §§ 6 bis 10 erfolgen. 2Reproduktionen
werden durch das Stadtarchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle
hergestellt.
2. Eine Veröffentlichung,
Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger
Zustimmung des Stadt-/Gemeindearchiv zulässig.
3. Bei einer Veröffentlichung
von Reproduktionen sind das Stadtarchiv und die dort verwendete Archivsignatur
anzugeben.
§ 13
Versendung von Archivgut
1. 1 Auf die
Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Stadtarchivs besteht kein
Anspruch. 2Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das
Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für
Ausstellungszwecke benötigt wird. 3Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht
werden.
2. Archivgut kann zu
nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden,
sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter
Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu
verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der
Ausleihfrist zurückzusenden.
3. Eine Versendung von
Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das
Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der
Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden
kann.
§ 14
Belegexemplar
1Von jeder Veröffentlichung, die zu einem Teil unter Verwendung von
Archivgut des Stadtarchivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar
kostenlos zu überlassen. 2Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von
Reproduktionen. 3Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet
werden.
§ 15
Inkrafttreten
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.